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Las características de los actuales escenarios muestran una gran dinámica de
comercialización en donde actúan están las empresas saliendo avante aquellas que
realmente están preparadas para enfrentar los retos, generar los cambios que el
entorno les demanda, afrontar exitosamente las amenazas, aprovechar las
oportunidades, garantizando competitividad, buen servicio y por supuesto
contando , con recursos óptimos que le ayudan alcanzar los objetivos
planificados, especialmente, con un equipo humano altamente capacitado,
actualizado, de acuerdo a los conocimientos que el presente exige , acorde a los
requerimientos que la Sociedad del Conocimiento exige.
Justamente, dentro de ese equipo humano, la gerencia debe contar con una
secretaria ejecutiva, que reúna las características que estas hoy deben tener
para colaborar eficientemente con la gestión de la gerencia; una secretaria, que
además de manejar adecuadamente las relaciones humanas, trato con el personal,
clientes, debe saber administrar adecuadamente la agenda diaria de la gerencia,
jerarquizar aquellas acciones, compromisos prioritarios de acuerdo a las
exigencias que el cargo origina en su operatividad , debe saber jerarquerizar
las necesidades, darles preferencias a las más prioritarias, ser objetiva en su
planificación. Manejo de agenda y correspondencia interna y externa, soporte en
tareas administrativas.
Organización de reuniones, viajes, archivos
Debe la secretaria ejecutiva saber que constituye un determinante punto de apoyo
para la gerencia, compenetrarse con aquellas acciones que son determinantes en
el desempeño exitoso de esta en su diario actuar, planificar, organizar sus
acciones y establecer controles que les permitan garantizar resultados
beneficiosos que favorezcan a la gerencia y todo lo que involucre a la empresa.
No se puede improvisar en el contrato de la secretaria de la gerencia, dándole
preferencia a los compromisos de amistad, políticos, familiares, deben ser
seleccionadas personas que reúnan condiciones básicas en el alcance,
repercusiones efectos de los principios básicos de la administración; de los
acontecimientos del diario vivir en los escenarios económicos y administrativos,
integrada a los avances, beneficios, ventajas que genera la telemática,
Internet, así como la destreza, habilidad en el manejo de las relaciones humanas
, presencia física, emprendedora, manejo de idiomas, preferentemente el inglés,
organizada, metódica, ejecutiva, con capacidad para adaptarse a los cambios
organizacionales Una secretaria que esté plenamente identificada con las
necesidades de logro, eficiente, puntual, con ser cada vez mejor con ánimo de
superarse, responsable, motivada, asertiva, autoestima alta, creativa,
innovadora, servicial, identificada con la organización y sus compromisos, con
la colaboración eficaz de hacer que la gerencia a quien le presta sus servicios,
alcance su gestión, rendimiento, logros exitosamente.
La empresa moderna a través de su departamento de Relaciones Humanas debe
reestructurar las características que el presente demanda con respecto a quién
debe ser la secretaria que deben acompañar al gerente en la gestión exitosa de
la empresa, definir las nuevas funciones que el presente requiere, hacer énfasis
en lo que debe abarcar lo concerniente a los conocimientos, competencias que
deben cubrirse, tanto académicas, técnicas, personales , edad, además de la
descripción del cargo, por ejemplo sobre este último, , que su responsabilidad,
trabajo consiste en prestar apoyo a la gerencia en todas las áreas funcionales
involucradas, procesar y archivar correspondencia, procesar informes y reportes
estadísticos, coordinar actividades relacionadas con la promoción institucional,
entre otras.
Debe la gerencia por su parte esta siempre atenta con respecto al desempeño,
rendimiento, productividad, logros que realiza la secretaria, apoyándola en
aquellas debilidades que pueden ser transformadas en fortalezas, con acciones,
estrategias que generen el cambio requerido, aportarles capacitación,
desarrollo, tolerancia, atención, que fortalezcan sus competencias.
Tomar muy en cuenta por ejemplo, lo que señala. El Club de las Secretarias, en
relación al perfil de la secretaria emprendedora:
· Capacidad para adaptarse a los cambios, sin morir en el intento
· Privilegiar las relaciones interpersonales y el conocimiento justo a tiempo de
técnicas y principios de gestión.
· Estudiosa y lectora de todo tipo de libros y material sobre el cambio y
mejoramiento organizacional.
· Tolerante a la incertidumbre con que se mueven los negocios.
· Con capacidad de crear, innovar e implementar
· Con visión global del negocio de la empresa
· Hablar a lo menos inglés
· Manejar la tecnología informática moderna para obtener información y
conocimiento de valor agregado.
· Carácter, personalidad, hábitos y estilos proactivos y de alto estándar
profesional.
· De secretaria de un ejecutivo a un área o gerencia, a una administradora de
procesos en estructuras desmontables, descartables, desechables, transportables
o virtuales.
Consideramos, que la gerencia venezolana, caso que nos concierne , no descuide
el gran potencial que tiene a través de sus secretarias y que realmente se
comprometa en optimizar su desempeño, prestándole la colaboración a fin de
desarrollar las competencias laborales, administrativas, funcionales,
especialmente las actitudinales que han sido muy descuidadas,
Sobre esta últimas se debe estar atento en todo aquello referente a
· Auto confianza.
· Auto desarrollo.
· Auto motivación.
· Comunicación interpersonal.
· Disponibilidad.
· Gestión de conflictos.
· Gestión de recursos.
· Impacto e influencia
Están dadas las condiciones para modificar las formas tradicionales de las
competencias requeridas para contar con el apoyo de un buen departamento de
recursos humanos que permitan contratar a secretarias ejecutivas consonas a las
exigencias que el presente demanda y garanticen un excelente desempeño de sus
funciones, en pro de que la gerencia, cuente con un aval de colaboración en las
acciones que le corresponden dentro de la gestión moderna de la administración.
Carlos Mora Vanegas
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